Voor het aanmaken van een nieuw boekjaar binnen Exact AEC dienen een aantal stappen te worden uitgevoerd.
Zorg dat u als beheerder bent ingelogd en voor het ophogen van het hoogste boekjaar dient u als enige in Exact AEC te zijn ingelogd.
Let op: Als een een bepaalde periode indeling is opgeslagen kan dit niet meer gewijzigd worden. Indien er gewerkt wordt met een financieel pakket van Exact dient de periode indeling ook overeen te komen.
De werkenperiode dient altijd gelijk te zijn aan de financiële periode.
Indien dit niet het geval is zal er geen aansluiting zijn tussen Exact AEC en Exact Globe/Compact omdat de kosten in een andere periode in Exact AEC gepresenteerd worden (werkenperiode) dan in Exact Globe/Compact (financiële periode)
Let op: Als een een bepaalde periode indeling is opgeslagen kan dit niet meer gewijzigd worden. Indien er gewerkt wordt met een financieel pakket van Exact dient de periode indeling ook overeen te komen.
- Ga naar [Bestand, Administratiebeheer].
- Selecteer de juiste administratie en klik op 'Bewerken'.
- Ga naar de tab 'Periodes'.
- Kies het nieuwe boekjaar uit het dropdownmenu bij 'Boekjaar'.
- Kies de gewenste periode indeling bij 'Periode indeling' in dit geval 'Vier wekelijks'.
- Klik op 'Genereer' en er worden nu 13 periodes aangemaakt.
Instellen van de werkenperiodes:
De werkenperiode dient altijd gelijk te zijn aan de financiële periode.
Indien dit niet het geval is zal er geen aansluiting zijn tussen Exact AEC en Exact Globe/Compact omdat de kosten in een andere periode in Exact AEC gepresenteerd worden (werkenperiode) dan in Exact Globe/Compact (financiële periode)
- Ga naar [Bestand, Administratiebeheer].
- Selecteer de juiste administratie en klik op 'Bewerken'.
- Ga naar de tab 'WerkenPeriodes'.
- Kies het nieuwe boekjaar uit het dropdownmenu bij 'Boekjaar'.
- Kies de gewenste periode indeling bij 'Periode indeling' in dit geval 'Vier wekelijks'.
- Klik op 'Genereer' zodat er 13 werkenperiodes worden aangemaakt.
Let op:Dit is een 4 wekelijkse tabel zoals in de bouw gebruikelijk is. In deze situatie zijn twee mogelijkheden:
-
Klanten passen de tabel aan en laten hem starten op 01-01 waardoor de eerste 4 weken periode iets langer is. De einddatum van een periode altijd een zondag.
-
Er zijn loonklanten die de tabel hanteren zoals deze gegenereerd wordt. Zij werken dus eigenlijk met een gebroken boekjaar.
Algemeen:
Exact Globe/Compact kennen deze materie niet. Men dient dan altijd na het aanmaken van een boekjaar in Exact Globe/Compact de periode datumtabel aan te passen naar de inrichting zoals deze in Exact AEC staat ingesteld.
13 financiële en 52 werkenperiodes
Instellen van de financiële periodes:
Let op: Als een een bepaalde periode indeling is opgeslagen kan dit niet meer gewijzigd worden. Indien er gewerkt wordt met een financieel pakket van Exact dient de periode indeling ook overeen te komen.
- Ga naar [Bestand, Administratiebeheer].
- Selecteer de juiste administratie en klik op 'Bewerken'.
- Ga naar de tab 'Periodes'.
- Kies het nieuwe boekjaar uit het dropdownmenu bij 'Boekjaar'.
- Kies de gewenste periode indeling bij 'Periode indeling' in dit geval 'Vier wekelijks'.
- Klik op 'Genereer' en er worden nu 13 periodes aangemaakt.
Let op: Indien er gewerkt wordt met de koppeling tussen Exact Globe/Compact en Exact AEC dan is het van belang dat de periodes binnen Exact AEC overeenkomen met de periode datumtabel van Exact Globe/Compact.
Instellen van de werkenperiodes:
De werkenperiode dient altijd gelijk te zijn aan de financiële periode.
Indien dit niet het geval is zal er geen aansluiting zijn tussen Exact AEC en Exact Globe/Compact omdat de kosten in een andere periode in Exact AEC gepresenteerd worden (werkenperiode) dan in Exact Globe/Compact (financiële periode)
- Ga naar [Bestand, Administratiebeheer].
- Selecteer de juiste administratie en klik op 'Bewerken'.
- Ga naar de tab 'WerkenPeriodes'.
- Kies het nieuwe boekjaar uit het dropdownmenu bij 'Boekjaar'.
- Kies de gewenste periode indeling bij 'Periode indeling' in dit geval 'Weken'.
- Klik op 'Genereer' en er worden nu 52 werkenperiodes aangemaakt.
De werkenperiode dient altijd gelijk te zijn aan de financiële periode. Indien dit niet het geval is zal er geen aansluiting zijn tussen Exact AEC en Exact Globe/Compact omdat de kosten in een andere periode in Exact AEC gepresenteerd worden (werkenperiode) dan in Exact Globe/Compact (financiële periode)
Bij een 52 weken criteria worden de financiële periodes over 4 weken verdeeld.
Let op:
Dit is een 4 wekelijkse tabel zoals in de bouw gebuikelijk is. In deze situatie zijn twee mogelijkheden.
Klanten passen de tabel aan en laten hem starten op 01-01-2017 waardoor de eerste 4 weken periode iets langer is. De einddatum van een periode altijd een zondag.
Er zijn loonklanten die de tabel hanteren zoals deze gegenereerd wordt. Zij werken dus eigenlijk met een gebroken boekjaar.
Algemeen:
Exact Globe/Compact kennen deze materie niet. Men dient dan altijd na het aanmaken van een boekjaar in Exact Globe/Compact de periode datumtabel aan te passen naar de inrichting zoals deze in Exact AEC staat ingesteld.
Aanpassen van de nummering:
Na het aanmaken van het nieuwe boekjaar en het genereren van de periodes is het van belang dat de volgnummers, factuurnummers en boekstuknummers gecontroleerd en aangepast/aangemaakt worden.
Aanpassen van volgnummers:
- Ga naar [Bestand, Administratiebeheer].
- Selecteer de juiste administratie en klik op 'Bewerken'.
- Ga naar de tab 'Overige'.
- Pas de diverse nummers aan naar het nieuwe boekjaar.
Voor het aanpassen van de nummers van de module service dient eerst de module service geopend te worden. Hierna kunnen bovenstaande stappen uitgevoerd worden en zullen op de tab 'Overige' ook de velden voor de nummering van objecten, werkbonnen en contracten er bij staan.
Aanpassen van het factuurnummer:
- Ga naar [Bestand, Administratiebeheer].
- Selecteer de juiste administratie en klik op 'Bewerken'.
- Ga naar de tab 'Facturen'.
- Klik in het vak met het laatste boekjaar+factuurnummer en druk op de pijl naar beneden op het toetsenbord om een nieuwe regel toe te voegen.
- Voer het boekjaar en het factuurnummer in. Dit mag niet langer zijn dan 8 posities en dient uniek te zijn over de boekjaren heen. Het is aan te bevelen om het boekjaar in het nummer op te nemen. Het nummer wat hier ingevoerd wordt is ook het eerste nummer wat gebruikt wordt bij het definitief maken van een factuur.
Aanpassen boekstuknummers:
- Ga naar [Systeembeheer, Administratiebeheer, Dagboeken].
- Open een van de dagboeken die aangepast dienen te worden.
- Ga naar de tab 'Boekstuknummers', het boekstuknummer wordt nu automatisch gevuld met het standaard format. Dit kan eventueel nog aangepast worden. Als het eerste boekstuknummer dient te eindigen met 1 dan dient hier het nummer ingevoerd te worden met een 0 als laatste cijfer.
- Sla de aanpassingen op.
- Herhaal bovenstaande stappen voor de overige dagboeken.
Resultaat:
Voor deze administratie is het nieuwe boekjaar aangemaakt. Herhaal deze taken voor de overige administraties.